Verwaltungskraft mit Schwerpunkt Projektmanagement (w/d/m) für die Impact Hub Karlsruhe eG

Werde Teil von etwas Größerem:

Der Impact Hub Karlsruhe ist ein lebendiger Knotenpunkt für nachhaltige Innovation, kooperative Zusammenarbeit und gesellschaftlichen Wandel in der Region. Als Teil des globalen Impact Hub Netzwerks mit über 120 Standorten weltweit gestalten wir die Zukunft von Wirtschaft, Arbeit und Zusammenleben nachhaltiger, gerechter und inklusiver. Zur Verstärkung unseres Teams im Rahmen des Projektes Gemeinsam Impact Schaffen suchen wir ab September 2025 eine Verwaltungskraft mit Schwerpunkt Projektmanagement (m/d/w), die gemeinsam mit dem bestehenden Team das Projekt zum Erfolg führt.

Dein Wirkungsfeld:

Hast du Erfahrung mit Finanzbuchhaltung und Leidenschaft für Ordnung? Möchtest du zukunftsfähiges, gemeinwohlorientiertes Wirtschaften vorantreiben, zu einem wachsenden Netzwerk beitragen und ein spannendes, innovatives Projekt zum Erfolg bringen? Dann ist diese Stelle genau das Richtige für dich! Deine Aufgaben:

● Allgemeine Verwaltung: Eigenständige Bearbeitung und Strukturierung der täglichen Büroorganisation, einschließlich Postbearbeitung, Telefon- und E-Mail-Korrespondenz. 

● Dokumentenmanagement / Berichtwesen: Selbständige Verwaltung, Mitgestaltung und Pflege von Projektdokumenten, Digitalisierung und Archivierung. Unterstützung bei der Erstellung von Berichten zum Projektverlauf. 

● Accounting / Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung: Eigenverantwortliche Übernahme der Buchhaltung mit Lexware, bspw. Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Ablage der Rechnungen und Vorbereitung des Jahresabschlusses. Hinzu kommt die Pflege der Übersicht über das Projektbudget und Budgetplanung und die Betreuung der Konten und Überweisung von Rechnungen und Gehältern, Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei zu Lohnabrechnung und Jahresabschluss. 

● Unterstützung des Projektteams: Koordination und Vorbereitung von Besprechungen, Unterstützung bei Veranstaltungen des Impact Hubs und bei der Betreuung von Raumvermietungen und der logistischen Organisation von Geschäftsreisen. 

● Logistik: Verwaltung der Büroausstattung, Organisation von Büromaterialien und Koordination von Wartungsarbeiten. 

● Ein Teil deiner Stelle geht in die Integration mit anderen Aktivitäten bei Impact Hub Karlsruhe.

Das bringst du mit: 

● Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Verwaltung oder Büromanagement 

● Mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem Projektumfeld 

● Starkes Organisationsvermögen und Fähigkeit zur Prioritätensetzung. 

● Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten. 

● Fähigkeit und Mut, Strukturen aufzubauen und zu verbessern. 

● Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Verwaltungstools, idealerweise auch mit Lexware 

● Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten 

● Teamfähigkeit und eine eigenständige, zuverlässige Arbeitsweise 

● Unternehmerisches Denken Eventuell können wir auch Aufgabenbereiche aufteilen und in Absprache mit dem restlichen Team neu zusammenstellen. Falls du also mehr oder weniger arbeiten möchtest oder manche Aufgaben vielleicht nicht zu dir passen, melde dich gerne bei uns. Die Finanzbuchhaltung ist allerdings ein essentieller Teil der Stelle

Wünschenswert sind außerdem: 

● Erfahrung mit Lexware, DATEV und Lohnbuchhaltung 

● Verständnis für die Dynamiken eines jungen Sozialunternehmens 

● Erfahrung zu gemeinwohlorientierten Geschäftsmodellen und der Genossenschaft, als Rechtsform 

● Erfahrung mit Förderprojekten und ihrer Abrechnung & Berichterstattung

Rahmenbedingungen & Vielfalt:

● Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet, eine Weiterführung wird angestrebt. Wir wollen langfristig mit dir wachsen. 

● Es gilt eine Probezeit von 6 Monaten. 

● Flexible Arbeitszeiten, hybrides Arbeiten und eine werteorientierte Arbeitskultur sind für uns selbstverständlich. 

● Unser Standort ist barrierearm (Rampe, Erdgeschoss).

Was wir bieten:

● Ein kreatives und motiviertes Team, das mit Leidenschaft an Projekten für eine nachhaltige Zukunft arbeitet. 

● Eine sinnvolle Tätigkeit und die Möglichkeit, dein Arbeitsumfeld und eine zukunftsfähige Art des Wirtschaftens mitzugestalten. 

● Flexible Arbeitszeiten, die eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ermöglichen und bei Bedarf auch teilweise Home-Office. 

● Ein helles Büro mit nachhaltiger Ausstattung, bis zu Kaffee und Klopapier, in der Karlsruher Innenstadt. Und die Möglichkeit, von verschiedenen Impact Hub Standorten aus zu arbeiten. 

● Zugang zu Weiterbildungs- und Vernetzungsmöglichkeiten, auch innerhalb unseres deutschlandweiten und globalen Netzwerks 

● Betriebliche Altersvorsorge und Zusatzleistungen wie JobRad und Jobticket sind möglich. 

Bewerbung: Wir freuen uns auf deine Bewerbung an Maria und Paula → bewerbung.karlsruhe@impacthub.net mit der Angabe, ab wann du starten könntest und wie viel Prozent du ausgehend von einer 39 Stunden Woche gerne übernehmen möchtest. Schicke uns dazu gerne einen Lebenslauf und insbesondere deine Qualifikationen und Erfahrungen. Einen klassischen, lückenlosen Lebenslauf und ein umständlich formuliertes Anschreiben brauchen wir nicht. Zeige uns einfach, was du gut kannst, wo du das schon gezeigt hast und warum du zum Impact Hub kommen möchtest. Und lass uns wissen, was dich sonst noch als gutes Teammitglied auszeichnen würde. Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Wir nehmen Bewerbungen laufend an und führen nach Vereinbarung Gespräche. Solange die Stelle auf der Homepage zu sehen ist, ist sie auch noch offen